Caja (apertura, arqueo y cierre del día)
Abrí la caja con el efectivo inicial, registrá retiros y ajustes, y cerrá el día contando el cajón: el sistema te dice cuánto debería haber y cuánto falta o sobra.
Hasta acá tu panel te mostraba ventas. Con Caja y Finanzas te muestra plata: cuánto entró, cuánto salió, y cuánto tiene que haber en el cajón cuando cerrás.
Caja es la parte para las tiendas con mostrador: se abre a la mañana con el efectivo inicial, todo lo que se cobra durante el día se va anotando solo, y a la noche se cuenta lo que hay y el sistema te dice si cierra.
Se prende una sola vez, desde Configuración → Módulos, en «Caja y Finanzas». Recién ahí aparece el grupo Finanzas en el menú, con Movimientos, Gastos, Ingresos y Caja.
Prender el módulo no toca ningún dato y apagarlo tampoco borra nada: sólo muestra o esconde las pantallas. Si tu tienda es sólo online y no manejás efectivo, dejalo apagado y no te aparece nunca.
Antes de empezar: los permisos
El módulo se reparte en permisos finos, en Usuarios → Roles:
| Permiso | Para qué |
|---|---|
cash.view | Ver la caja y las sesiones |
cash.open | Abrir la caja del día |
cash.close | Cerrar y firmar el arqueo |
cash.movement | Registrar retiros y ajustes |
cash.view_all | Ver el dinero de toda la tienda, no sólo lo suyo |
cash.close está separado de cash.open a propósito: contar la plata y firmar la diferencia no es la misma responsabilidad que abrir el día.
Y cash.view_all es el que parte el módulo en dos:
- Sin el permiso (el cajero): ve sólo lo que cargó él —su caja, sus movimientos, sus gastos, sus ingresos—.
- Con el permiso (el encargado): ve el dinero de toda la tienda, entra a cualquier caja abierta y puede cerrar la que un cajero se dejó abierta al irse. Queda firmado quién la cerró.
Sacar plata de un cajón que arquea otro le arruina el arqueo al cajero. Por eso los retiros los hace quien tiene la caja.
Ojo también con esto: si en tu tienda los permisos por rol están apagados, este filtro no separa nada y todos ven todo. Para separar cajeros hay que tener los permisos activos.
Crear la caja (una sola vez)
Una caja es un cajón físico: el mostrador, la barra, la caja 2. No se asigna a nadie —los turnos rotan sobre el mismo mostrador—; lo que hace tuya a una caja es haberla abierto vos.
Entrá a Finanzas → Caja
O directo a https://demo004.maxtiendas.app/mt-admin-v2/finance/cash (reemplazá demo004 por
el nombre de tu tienda).
Creá la primera caja
Si todavía no hay ninguna, la pantalla te lo dice: «Todavía no hay ninguna caja. Creá una para poder abrir el día.» Ponele un nombre que se entienda en voz alta —Mostrador, Caja 2, Barra— y guardá.
Podés tener varias cajas y varias abiertas al mismo tiempo. Lo que no se puede es abrir dos veces la misma.
Abrir el día
Tocá «Abrir» en la caja que vas a usar
Se te pide un solo dato: el efectivo con el que arranca el día —el cambio que dejaste anoche—. Si arrancás sin nada, poné 0.
Vendé normal
A partir de ahí, todo lo que cobres —desde el Punto de Venta, desde el detalle de un pedido, o un gasto que pagues en efectivo— cae en tu sesión de caja, con la fecha y la hora.
En la pantalla de Caja vas viendo la lista de movimientos del día, con el concepto, el medio y el importe.
Retiros y ajustes
Dos botones que resuelven el 100% de lo que pasa en un mostrador:
Retiro. Sacás plata del cajón y la llevás a otro lado: al banco, a la caja fuerte, a pagar al proveedor que vino. Ponés el importe y un concepto («Depósito al banco»). Como dice la propia pantalla: un retiro no es un gasto, la plata cambia de lugar, no desaparece. Baja lo que el sistema espera encontrar en el cajón, pero no te ensucia el reporte de gastos.
Ajuste. Para lo que no cierra y ya sabés por qué: «faltó un vuelto de 20.000». Queda registrado, con tu nombre y tu explicación.
Cargalo como Gasto (Finanzas → Gastos) con medio de pago Efectivo: se descuenta solo del cajón y además queda clasificado en su categoría, que es lo que después querés ver en el reporte. El Retiro es sólo para la plata que se muda de lugar. Ver Gastos e Ingresos.
Cerrar y arquear
Es el momento importante del día y son dos números:
Tocá «Cerrar y arquear»
La pantalla te muestra cuánto debería haber en el cajón: lo que pusiste al abrir, más el efectivo que entró, menos el efectivo que salió.
Contá el cajón y escribí lo que contaste
En «¿Cuánto contaste?» ponés el efectivo real. Abajo aparece al instante la diferencia: Cierra justo, Falta tanto o Sobra tanto.
Dejá una nota si hace falta y confirmá
Las notas del cierre quedan guardadas con la sesión. Un «faltan 5.000, se le dio mal un vuelto a la mañana» explicado hoy vale más que la misma diferencia mirada dentro de un mes.
Lo que se cobró con tarjeta, POS o transferencia no está en el cajón: lo tiene el banco. Por eso no entra en el número que tenés que contar.
Igual no se pierde: el desglose por dónde entró cada peso (Itaú, Familiar, el POS…) se guarda aparte, en el detalle de la sesión, para cuando quieras cruzarlo con el resumen del banco.
Una vez cerrada, la sesión no se edita: el esperado, el contado y la diferencia quedan congelados. Si aparece un error después, se corrige con un movimiento de ajuste, que queda registrado. Es la diferencia entre un libro y una planilla.
Ver una caja de otro día
El listado te muestra todas las sesiones, abiertas y cerradas, con la fecha, quién la abrió, el esperado, el contado y la diferencia. Al entrar a una vas al detalle, con todos sus movimientos paginados, el desglose por medio de pago (Efectivo, Tarjeta, Transferencia, Cheque, POS, Otro) y las notas del cierre.
Preguntas rápidas
¿Tengo que abrir la caja para poder vender? No. El Punto de Venta funciona igual sin caja abierta, avisándote de que ese cobro no va a entrar en ningún arqueo.
¿Y lo que se vendió por la web? Un pago que entra solo desde la tienda no cae en ningún cajón —nadie lo recibió en la mano—, pero sí queda en el libro de Movimientos.
Prendí el módulo hoy, ¿arranca en cero? No hace falta. Existe una herramienta para cargar al libro los cobros aceptados que ya tenías, así el módulo no arranca mudo. La corre tu proveedor de MaxTiendas el día que lo activás; pedísela si no aparecen tus pagos históricos.
¿Queda registro de quién hizo qué? Sí, todo el módulo escribe en Usuarios → Registro de Actividad: quién abrió, quién cerró, quién cargó un gasto y quién lo borró.
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